1. อธิบายความหมาย หน้าที่ และส่วนประกอบของโปรแกรมฐานข้อมูล
2. ประยุกต์ใช้โปรแกรมฐานข้อมูลในการเก็บ ค้น จัดการข้อมูล
3. ใช้คำสั่งในโปรแกรมฐานข้อมูลเพื่อสร้างโปรแกรมจัดการฐานข้อมูลขนาดเล็ก
ศึกษาและปฎิบัติเกี่ยวกับการเริ่มต้นใช้โปรแกรมตารางงาน ส่วนประกอบของโปรแกรมตารางงาน การป้อนและจัดรูปแบบข้อมูล การสร้างสูตรและการใช้ฟังก์ชันในการคำนวณ การปรัยแก้ข้อมูล การจัดการจัดการฐานข้อมูลในตารางงาน การออกรายงานในรูปแบบข้อความและแผนภูมิ การวิเคราะห์ข้อมูล สร้างตารางสรุปสาระสำคัญ (Pivot Table) การสร้างแมโครเบื้องต้น
รู้จักกับ Access
ในการใช้งานคอมพิวเตอร์ในปัจจุบันนั้น ส่วนใหญ่เราจะนำคอมพิวเตอร์มาใช้ ในการประมวลผลข้อมูลต่างๆ เช่น ระบบการออกใบรายการสินค้า ระบบสินค้าคงคลัง และระบบบันทึกเวลาเข้าออกของพนักงาน เป็นต้น เนื่องจากข้อดีของคอมพิวเตอร์ที่สามารถเก็บข้อมูลได้เป็นจำนวนมาก และทำงานได้รวดเร็ว ซึ่งในอดีตการทำงานกับข้อมูลจำนวนมากนั้น ต้องใช้กำลังคนจำนวนมาก และยังก่อให้เกิดข้อผิดพลาดได้ง่ายอีกด้วย
Microsoft Access เป็นโปรแกรมฐานข้อมูลหนึ่งที่นิยมใช้งานกันอย่างแพร่หลายบนระบบปฏิบัติการ Windows Me ,Windows 2000 หรือ Windows XP เนื่องจากเป็นโปรแกรมฐานข้อมูลที่มีความสามารถสูง ใช้งานง่าย และสามารถช่วยเราในการสร้างแอพพลิเคชั่นฐานข้อมูลแบบใช้งานเอง หรือแอพพลิเคชั่นฐานข้อมุลระบบเครือข่ายก็ได้
โปรแกรม Microsoft Access เป็นส่วนหนึ่งในชุดโปรแกรม Microsoft Office Professional Edition ซึ่งโปรแกรม Access ได้เปลี่ยนแปลงหน้าตาและรูปแบบการติดต่อกับผู้ใช้ใหม่ เช่นเดียวกัยโปรแกรมในชุด Microsoft Offiece นอกจากนี้ Access ยังสนับสนุนความสามารถด้านอินเตอร์เน็ตด้วย ดังนั้นถ้าเราวางแผนที่จะเผยแพร่ข้อมุลของเราผ่านอินเตอร์เน็ตหรืออินทราเน็ต โปรแกรม Access สามารถช่วยเราได้
ถ้าเราเคยได้ยินว่าโปรแกรมฐานข้อมูลนั้นใช้งานยาก และต้องมีความเข้าใจในการเขียนโปรแกรมด้วย คำกล่าวนี้ไม่เป็นจริงสำหรับ Access เนื่องจากโปรแกรมนี้สามารถสร้างแอพพลิเคชั่นฐานข้อมูลขึ้นมาได้ โดยที่เราไม่จำเป็นต้องไปศึกษาการเขียนโปรแกรมให้ยุ่งยาก และAccess ยังมีเครื่องมือต่างๆ ที่เรียกว่า วิซาร์ด (Wizard) ที่ช่วยในการทำงานต่างๆ ให้รวดเร็วยิ่งขึ้นด้วย สรุปก็คือเราสามารถสร้างแอพพลิเคชั่นฐานข้อมูลขึ้นมาได้อย่างรวดเร็ว และไม่ต้องเสียเวลาศึกษาวิธีการเขียนโปรงแกรมให้ยุ่งยากด้วย Access
สำหรับนักพัฒนาโปรแกรมมืออาชีพแล้ว Access นั้น ยังมีความสามารถต่าง ๆที่ตอบสนองความต้องการในระดับสูง เช่น เชื่อมต่อกับระบบฐานข้อมูลอื่นๆ ได้ง่าย การสร้างโปรแกรมฐานข้อมูลบนระบบเครือข่าย การนำข้อมูลในฐานข้อมูลออกเผยแพร่บนอินเตอร์เน็ต ซึ่งทำได้อย่าง
ง่ายดาย และยังมีภาษาโปรแกรมให้ใช้ ถ้าต้องการสร้างแอพพลิเคชั่นที่ความซับซ้อน เป็นต้น
โปรแกรม Microsoft Access เป็นส่วนหนึ่งในชุดโปรแกรม Microsoft Access Professional Edition ซึ่งโปรแกรม Accessได้เปลี่ยนแปลงหน้าตาและรูปแบบการติดต่อกับผู้ใช้ใหม่ เช่นเดียวกับโปรแกรมในชุด Microsoft Access นอกจากนี้ Access ยังสนับสนุนความสามารถด้านด้านอินเตอร์ ดังนั้นถ้าเราวางแผนที่จะเผยแพร่ข้อมูลของเราผ่านอินเตอร์เน็ตหรืออินทราเน็ต โปรแกรม Access สามารถช่วยเราได้
เราใช้งาน Access ทำอะไรได้บ้าง
Access นั้นสามารถทำงานต่างๆ ต่อไปนี้ได้
- ใช้สร้างแอพพลิเคชั่นฐานข้อมูล เช่น โปรแกรมควบคุมสินค้าคงคลัง โปรแกรมบันทึกเวลาเข้าออกของพนักงาน เป็นต้น โดยที่ใน Access นั้น มีเครื่องมือต่างๆ ในการสร้างแอพพลิเคชั่นได้อย่างรวดเร็ว และใช้งานง่าย ซึ่งเราอาจจะไม่ต้องเขียนโปรแกรมเลยก็ได้
- มีเครื่องมือในการสอบถามข้อมูลต่างๆ จากฐานข้อมูล เพื่อนำผลลัพธ์ไปทำงานบางอย่าง เช่น เราอาจจะต้องการทราบว่ายอดขายสินค้าแต่ละอย่างเป็นเท่าไร เป็นต้น
- สามารถสร้างเครื่องมือในการติดต่อกับผู้ใช้ได้อย่างเหมาะสม เช่น การแสดงข้อมูล ลูกค้าให้ผู้ใช้งานแก้ไขข้อมูลได้เป็นต้น
- ช่วยเราในการสร้างรายงานจากฐานข้อมูลได้ เพื่อใช้ในการทำงานบางอย่าง เช่น พิมพ์ชื่อและที่อยู่ลูกค้าเพื่อทำฉลากติดซองจดหมายส่งข้อมูลไปยังลูกค้า เป็นต้น
- ช่วยให้เราสามารถเผยแพร่ข้อมูลขององค์กรที่อยู่ในฐานข้อมูลผ่านทางอินเตอร์เน็ต และอินทราเน็ตได้อย่างง่ายดาย เนื่องจากในAccess มีเครื่องมือที่ช่วยในการทำงานต่างๆ เหล่านี้อย่างครบถ้วน
การเรียกโปรแกรม Access
การเรียกโปรแกรม Access ขึ้นมา ให้ทำตามขั้นตอนต่อไปนี้ และจะปลากฎหน้าต่างโปรแกรม Access ที่มีไดอะล็อกซ์ลักษณะดังรูป
1. เลือกเมนู Start>Programs>Microsoft Access
2. click mouse เลือกว่า จะสร้างไฟล์ใหม่ หรือเลือกจากที่มีอยู่แล้ว
ส่วนประกอบต่างๆ ของไฟล์ฐานข้อมูลใน Access
ไฟล์ฐานข้อมูลใน Access นั้น คือที่เก็บฐานข้อมูลที่ประกอบด้วยส่วนประกอบต่างๆ ดังต่อไปนี้
1. Table ต่อไปเราจะเรียกส่วนนี้ว่า ตาราง เป็นส่วนที่เก็บโครงสร้างของฐานข้อมูล และข้อมูลต่างๆ ที่เรามี เช่น ตารางลูกค้าเก็บข้อมูลเกี่ยวกับชื่อและที่อยู่ลูกค้าแต่ละรายได้ ตารางนี้จะเก็บข้อมูลในรูปแถวและคอลัมน์โดยข้อมูลในแต่ละแถวจะเรียกว่า เรคอร์ด (Record) ซึ่งเป็นข้อมูลของลูกค้าแต่ละราย และข้อมูลในแต่ละคอลัมน์จะเรียกว่า ฟิลด์ (Fields) เช่น ในตารางลูกค้าจะมีฟิลด์รหัส ชื่อ และที่อยู่ของลูกค้า เป็นต้น ตารางมีลักษณะดังรูป
2. Query ต่อไปเราจะเรียกส่วนนี้ว่า คิวรี เป็นเครื่องมือในการสอบถาม แก้ไข เพิ่มลบข้อมูลในตารางอย่างอัตโนมัติ เช่น ถ้าเราต้องการทราบว่ายอดขายสินค้าของเดือนนี้เป็นเท่าไร เราสามารถใช้คิวรีในการทำงานนี้ให้กับเราได้ เป็นต้น ถ้ามีข้อมูลในตารางมากมาย คิวรีจะช่วยลดเวลาในการทำงานของเราลงไปได้มากสำหรับการทำงานของคิวรีจะเป็น
3 Form ต่อไปเราจะเรียกส่วนนี้ว่า ฟอร์ม เป็นเครื่องมือช่วยในการทำงานกับข้อมูลในฐานข้อมูล เช่น หน้าต่างที่ให้ผู้ใช้สามารถดูข้อมูลแต่ละเรคอร์ดในตาราง และยังสามารถแก้ไข เพิ่ม ลบข้อมูลต่างๆ ได้ เป็นต้นนอกจากนี้ ฟอร์มยังสามารถแสดงข้อมูลในรูปแบบต่างๆ ได้ เช่น รูปภาพ เสียง เป็นต้น รวมทั้ง สามารถตรวจสอบความถูกต้องของข้อมูลที่จะป้อนเข้าไปในตารางได้อีกด้วยฟอร์มมีลักษณะ ดังรูป
4. Report ต่อไปเราเรียกส่วนนี้ว่า รายงาน เป็นเครื่องมือที่ใช้แสดงผลข้อมูลในฐานข้อมูลออกมา เช่นเรา ต้องการพิมพ์ฉลากติดซองจดหมาย เพื่อส่งไปยังลูกค้าแต่ละรายAccess สามารถช่วยเราในเรื่องนี้ได้อย่าง ง่ายๆ เป็นต้น นอกจากนี้ Access สามารสร้างรายงานที่มีกราฟและรูปภาพได้ ซึ่งช่วยให้รายงานของเราดูน่าสนใจมากยิ่งขึ้น รายงานมีลักษณะดังรูป
5. Macro ต่อไปเราจะเรียกส่วนนี้ว่า มาโคร เป็นคำสั่งต่างๆ ที่ช่วยให้ Access ทำงานอย่างอัตโนมัติได้ เช่น ต้องการพิมพ์รายงานจากฟอร์มได้ด้วยการ Click mouse บนปุ่มพิมพ์ เพื่อพิมพ์รายงานออกมาทันทีแทนที่จะ ต้องปิดหน้าต่างฟอร์มที่แสดงเรคอร์ดที่จะพิมพ์ แล้วไปเปิดรายงานที่ต้องการพิมพ์ เป็นต้น
แบบฝึกหัด
1. การเรียกใช้โปรแกรม Access มีวิธีการเรียกอย่างไร
ก. เลือก เมนู Start > Programs > Microsoft Access
ข. เลือก เมนู Start > Programs > Microsoft Excel
ค. เลือก เมนู Start > Programs > Microsoft Messengre
ง. เลือกทั้งข้อ ก และ ข้อ ข
2. ข้อใดไม่ใช้ส่วนประกอบต่างๆ ของไฟล์ฐานข้อมูลใน Access
ก. เลือก เมนู Start > Programs > Microsoft Access
ข. เลือก เมนู Start > Programs > Microsoft Excel
ค. เลือก เมนู Start > Programs > Microsoft Messengre
ง. เลือกทั้งข้อ ก และ ข้อ ข
2. ข้อใดไม่ใช้ส่วนประกอบต่างๆ ของไฟล์ฐานข้อมูลใน Access
ก. Table
ข. Query
ค. Form
ง. ถูกทุกข้อ
3. Table คือ
ก. ตาราง
ข. เครื่องมือในการสอบถาม
ค. เคื่องมือช่วยในการทำงานกับข้อมูลในฐานข้อมูล
ง. ถูกทั้ง ก และ ข
4. Query คือ
ก. ตาราง
ข. เครื่องมือในการสอบถาม แก้ไข
ค. เคื่องมือช่วยในการทำงานกับข้อมูลในฐานข้อมูล
ง. ผิดถูกข้อ
5. For m คือ
ก. ตาราง
ข. เครื่องมือในการสอบถาม
ค. เคื่องมือช่วยในการทำงานกับข้อมูลในฐานข้อมูล
ง. ถูกทั้ง ก และ ข
6. Report คือ
ก. ตาราง
ข. เครื่องมือในการสอบถาม
ค. เคื่องมือช่วยในการทำงานกับข้อมูลในฐานข้อมูล
ง. รายงาน
7. Data Access Page คือ
ก. เป็นเครื่องมือที่ช่วยให้เราแสดงผลข้อมูลในฐานข้อมูลและทำงานกับฐานข้อมูลผ่านทางเว็บด็
ข. เป็นเครื่องมือที่ช่วยให้เราแสดงผลข้อมูลในฐานข้อมูล
ค. การแสดงข้อมูล
ง. การเผ่ยแพร่ข้อมูลทางอินเทอร์เน็ต
8. Macro คือ
ก. เป็นเครื่องมือที่ช่วยให้เราแสดงผลข้อมูลในฐานข้อมูลและทำงานกับฐานข้อมูลผ่านทางเว็บด็
ข. เป็นเครื่องมือที่ช่วยให้เราแสดงผลข้อมูลในฐานข้อมูล
ค.เป็นคำสั่งต่างๆ ที่ช่วยให้ Access ทำงานอย่างอัตโนมัติ
ง. การเผ่ยแพร่ข้อมูลทางอินเทอร์เน็ต
9. Module คือ
ก. เป็นเครื่องมือที่ช่วยให้เราแสดงผลข้อมูลในฐานข้อมูลและทำงานกับฐานข้อมูลผ่านทางเว็บด็
ข. เป็นเครื่องมือที่ช่วยให้เราแสดงผลข้อมูลในฐานข้อมูล
ค.เป็นคำสั่งต่างๆ ที่ช่วยให้ Access ทำงานอย่างอัตโนมัติ
ง. การควบคุมการทำงาน
10.การออกจาก Access สามารถทำได้โดยวิธีใดบ้าง
ก. Click mouse เมนู File > Exit
ข. เมนู File > Exit
ค. เมนู File > open
ง. ถูกทุกข้อ
อ้างอิง ; http://suwimonlove.blogspot.com/p/2-access.html
ไม่มีความคิดเห็น:
แสดงความคิดเห็น